Shopware voor B2B: de complete gids

De meeste B2B-organisaties lopen vroeg of laat tegen dezelfde uitdaging aan. De webshop groeit uit tot een belangrijk verkoopkanaal, terwijl de achterliggende processen steeds complexer worden.

Denk aan:

• verschillende prijsafspraken per klant;
• meerdere inkopers binnen één organisatie;
• offertes en onderhandelingen;
• terugkerende bestellingen;
• verschillende magazijnen;
• internationale verkoop;
• koppelingen met ERP-, PIM- en CRM-systemen.

Veel traditionele webshops lossen dit op met maatwerk of losse plugins. Dat werkt vaak prima zolang de omgeving beperkt blijft, maar wordt lastiger naarmate processen veranderen of nieuwe integraties nodig zijn.

Shopware is ontwikkeld vanuit een andere gedachte. Het platform combineert standaard B2B-functionaliteiten met een modulaire architectuur, waardoor bedrijven functionaliteit kunnen uitbreiden zonder dat iedere wijziging leidt tot ingrijpend maatwerk.

Dat betekent niet dat Shopware voor iedere organisatie automatisch de beste keuze is. De meerwaarde zit vooral bij bedrijven waar digitale verkoop een belangrijk onderdeel is van de bedrijfsvoering en waar processen, systemen en klantstructuren samen moeten werken.

Een belangrijk verschil met veel andere e-commerceplatformen is dat Shopware verschillende B2B-processen standaard ondersteunt. Deze functionaliteiten zijn ondergebracht in B2B Components, een modulair framework waarmee organisaties alleen de onderdelen activeren die aansluiten op hun processen.

In plaats van één omvangrijk pakket bestaat de B2B-functionaliteit uit losse bouwstenen die gecombineerd kunnen worden.

B2B Components uitgelegd

B2B Components is de opvolger van de voormalige Shopware 6 B2B Suite.

Waar de B2B Suite één uitgebreide oplossing was, kiest Shopware tegenwoordig voor een modulaire aanpak. Hierdoor kunnen organisaties functionaliteiten stapsgewijs inzetten en beter afstemmen op hun eigen werkwijze.

Afhankelijk van de gekozen Shopware-licentie zijn verschillende modules beschikbaar die afzonderlijk kunnen worden geconfigureerd.

Voor organisaties betekent dit dat een webshop niet hoeft te worden aangepast aan de software; de software kan juist worden ingericht rondom bestaande bedrijfsprocessen.

Snel bestellen en herhaalorders vereenvoudigen

Voor veel groothandels, distributeurs en fabrikanten bestaat een groot deel van de omzet uit terugkerende bestellingen. Medewerkers willen niet telkens opnieuw door categorieën navigeren om dezelfde producten te bestellen.

Shopware ondersteunt daarom verschillende manieren om het bestelproces te versnellen.

Gebruikers kunnen producten direct toevoegen via artikelnummers, complete bestellijsten uploaden of veelgebruikte inkooplijsten bewaren voor een volgende bestelling. Deze lijsten kunnen bovendien gedeeld worden met collega’s, waardoor verschillende afdelingen efficiënter samenwerken.

Voor organisaties met grote productcatalogi of duizenden SKU’s levert dit een aanzienlijke tijdsbesparing op.

Klantspecifieke prijzen en contractafspraken

Binnen B2B is een vaste verkoopprijs eerder uitzondering dan regel. Veel organisaties werken met contractprijzen, staffelkortingen, prijsafspraken per klantgroep of individuele tarieven.

Met Shopware kunnen deze prijsstructuren centraal worden beheerd via de Individual Pricing-functionaliteit.

Hiermee kunnen onder andere worden ingesteld:

• vaste klantprijzen;
• procentuele kortingen;
• staffelprijzen;
• prijsregels per klantgroep;
• tijdelijke prijsafspraken.

Doordat prijzen automatisch worden toegepast, hoeven verkoopmedewerkers minder handmatig te corrigeren en zien klanten direct de prijzen die voor hun organisatie gelden.

Offertes digitaal beheren

Niet iedere B2B-order ontstaat direct vanuit een winkelwagen.

Bij grotere bestellingen of maatwerkproducten begint het verkoopproces vaak met een offerteaanvraag. Wanneer dit proces buiten de webshop plaatsvindt, ontstaat versnippering tussen e-mails, PDF-bestanden en verschillende systemen.

Shopware maakt het mogelijk om offerteaanvragen en prijsvoorstellen centraal binnen hetzelfde platform te beheren. Hierdoor blijven communicatie, prijsafspraken en uiteindelijke bestellingen onderdeel van één proces.

Voor verkoopteams betekent dit minder administratieve handelingen en meer inzicht in de status van lopende offertes.

Gebruikers, rollen en rechten beheren

Binnen consumentenwebshops bestaat een klantaccount meestal uit één gebruiker.

In een B2B-omgeving is dat zelden het geval.

Eén organisatie kan bestaan uit inkopers, financieel medewerkers, vestigingsmanagers en directieleden, allemaal met verschillende verantwoordelijkheden.

Shopware ondersteunt daarom meerdere gebruikers binnen één bedrijfsaccount.

Per gebruiker kunnen rollen en rechten worden ingesteld, zodat medewerkers uitsluitend toegang krijgen tot de functionaliteiten die relevant zijn voor hun werkzaamheden.

Daarnaast kunnen organisatiestructuren worden ingericht met verschillende afdelingen, verzendadressen en betaalvoorwaarden.

Goedkeuringsprocessen en budgetbeheer

Binnen grotere organisaties mag niet iedere medewerker zelfstandig iedere bestelling plaatsen.

Veel bedrijven werken met budgetlimieten of interne goedkeuringsprocedures.

Shopware ondersteunt deze processen met goedkeuringsregels die automatisch worden toegepast wanneer een bestelling aan vooraf ingestelde voorwaarden voldoet.

Denk bijvoorbeeld aan:

• bestellingen boven een bepaald bedrag;
• aankopen buiten het afgesproken assortiment;
• afdelingsbudgetten;
• meerdere goedkeuringsniveaus.

Hierdoor sluiten digitale bestellingen beter aan op bestaande interne processen zonder dat medewerkers hiervoor buiten de webshop hoeven te werken.

Klantspecifieke catalogi

Niet iedere zakelijke klant ziet hetzelfde assortiment.

Distributeurs, dealers of internationale vestigingen krijgen vaak toegang tot een selectie van producten die aansluit op hun contract of regio.

Met geavanceerde productcatalogi kan Shopware bepalen welke producten zichtbaar zijn voor specifieke klanten of klantgroepen.

Dit voorkomt verwarring, verkleint de kans op foutieve bestellingen en maakt het beheer van complexe assortimenten overzichtelijker.

Veel B2B-webshops functioneren nog vooral als een digitaal bestelformulier. Ze registreren orders, maar ondersteunen het verkoopproces nauwelijks.

Shopware biedt verschillende functionaliteiten die de webshop ook inzetbaar maken als onderdeel van sales, service en klantbeheer.

Digital Sales Rooms

Niet iedere aankoop vraagt om persoonlijk contact, maar bij complexe producten blijft advies vaak belangrijk.

Met Digital Sales Rooms kunnen verkoopmedewerkers klanten begeleiden tijdens een online productsessie binnen dezelfde omgeving waarin uiteindelijk ook de bestelling wordt geplaatst.

Hierdoor hoeven verkoopgesprekken niet langer plaats te vinden via losse videobelplatformen of e-mail.

Sales Agent

Ook accountmanagers krijgen een grotere rol binnen de webshop.

Met Sales Agent kunnen zij namens klanten producten toevoegen aan winkelwagens, offertes opstellen, bestellingen afronden en klantgegevens beheren.

Dit is vooral interessant voor organisaties waar accountmanagement een belangrijk onderdeel blijft van het verkoopproces en digitale verkoop persoonlijke ondersteuning niet volledig vervangt.

Processen automatiseren zonder maatwerk

Naast verkoopfunctionaliteit bevat Shopware verschillende tools om terugkerende processen te automatiseren.

Met Rule Builder kunnen voorwaarden worden opgesteld voor onder andere prijzen, verzendmethoden en klantsegmentatie.

Flow Builder automatiseert vervolgens acties die op basis van deze voorwaarden worden uitgevoerd.

Praktische voorbeelden zijn:

• automatisch een melding sturen bij een nieuwe offerteaanvraag;
• een orderstatus aanpassen zodra een betaling is ontvangen;
• specifieke verzendregels toepassen voor bepaalde klantgroepen;
• interne notificaties versturen naar accountmanagers;
• klanten automatisch segmenteren op basis van aankoopgedrag.

Voor veel organisaties betekent dit dat processen geautomatiseerd kunnen worden zonder aanvullende maatwerkontwikkeling.

Een B2B-webshop staat zelden op zichzelf. Bestellingen, klantgegevens, voorraad en productinformatie worden vaak beheerd in andere systemen. De webshop vormt daarom steeds vaker één onderdeel van een bredere digitale architectuur.

Shopware is ontwikkeld volgens een API-first-principe. Vrijwel alle functionaliteiten zijn via API’s beschikbaar, waardoor gegevens eenvoudig kunnen worden uitgewisseld met externe systemen. Daarnaast heeft Shopware een headless architectuur, waarbij de backend en frontend los van elkaar functioneren. Hierdoor kunnen bedrijven verschillende verkoopkanalen gebruiken zonder de onderliggende bedrijfslogica opnieuw op te bouwen.

In de praktijk betekent dit dat Shopware eenvoudig kan integreren met onder andere:

• ERP-systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics, Business Central, Exact en AFAS;
• PIM-oplossingen zoals Akeneo en Pimcore;
• CRM-systemen zoals HubSpot, Salesforce en Microsoft Dynamics CRM;
• WMS-, OMS- en verzendoplossingen.

Voor organisaties die internationaal opereren of meerdere verkoopkanalen beheren, zorgt deze architectuur ervoor dat processen centraal beheerd kunnen worden zonder dat systemen volledig afhankelijk van elkaar zijn.

Groothandels behoren tot de organisaties die het meest profiteren van de B2B-functionaliteiten van Shopware.

Waar consumentenwebshops zich richten op individuele aankopen, verwerken groothandels vaak grote aantallen terugkerende bestellingen, verschillende prijsafspraken en meerdere inkopers per klant.

Een groothandel heeft daardoor andere eisen aan een webshop.

Belangrijke functionaliteiten zijn onder andere:

• snelbestellen via artikelnummers;
• terugkerende bestellijsten;
• klantspecifieke prijzen;
• meerdere gebruikers per klantaccount;
• goedkeuringsprocessen;
• ERP-integraties voor voorraad en orderverwerking.

Hiermee wordt de webshop niet alleen een verkoopkanaal, maar ook een verlengstuk van bestaande bedrijfsprocessen.

Steeds meer organisaties verkopen zowel aan zakelijke klanten als rechtstreeks aan consumenten.

In plaats van twee afzonderlijke webshops en verschillende beheeromgevingen maakt Shopware het mogelijk om beide verkoopkanalen vanuit één platform te beheren.

Productinformatie, voorraad, orders en klantgegevens blijven centraal beschikbaar, terwijl prijsstructuren, catalogi en gebruikersrechten per doelgroep kunnen verschillen.

Hierdoor ontstaat één commerceplatform waarmee organisaties hun B2B- en D2C-strategie naast elkaar kunnen ontwikkelen, zonder dubbele processen of afzonderlijke technische omgevingen.

Dat deze aanpak ook in de praktijk werkt, blijkt uit de implementatie die Notive realiseerde voor Dugros.

Bij de ontwikkeling stond niet het toevoegen van zoveel mogelijk maatwerk centraal, maar juist het optimaal benutten van de native mogelijkheden van Shopware. Door zoveel mogelijk gebruik te maken van de standaardfunctionaliteit ontstond een platform dat eenvoudiger te beheren is, beter aansluit op toekomstige Shopware-updates en ruimte biedt voor verdere uitbreiding.

Deze aanpak sluit aan bij een belangrijk uitgangspunt bij complexe e-commerceprojecten: maatwerk is soms noodzakelijk, maar standaardfunctionaliteit heeft vrijwel altijd de voorkeur wanneer deze hetzelfde bedrijfsproces ondersteunt.

Lees ook onze case over de implementatie bij Dugros en de keuzes die daarbij zijn gemaakt.

Shopware is vooral geschikt voor organisaties waarvan e-commerce een belangrijk onderdeel vormt van de bedrijfsvoering.

Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• groothandels;
• fabrikanten;
• distributeurs;
• organisaties met internationale verkoop;
• bedrijven die werken met meerdere klantgroepen;
• organisaties die B2B en D2C combineren;
• bedrijven met complexe prijsstructuren of goedkeuringsprocessen.

Ook organisaties die hun webshop willen integreren met bestaande ERP-, CRM- of PIM-systemen profiteren van de flexibele architectuur van Shopware.

Hoewel Shopware veel mogelijkheden biedt, is het niet automatisch de beste keuze voor iedere organisatie.

Bedrijven met een beperkt assortiment, eenvoudige prijsstructuren en weinig behoefte aan integraties hebben vaak minder behoefte aan uitgebreide B2B-functionaliteiten.

Ook wanneer een webshop slechts een klein onderdeel vormt van de totale verkoopstrategie kan een eenvoudiger platform beter aansluiten.

De keuze voor een e-commerceplatform begint daarom niet bij functionaliteiten, maar bij de manier waarop een organisatie verkoopt, samenwerkt en wil groeien. Pas wanneer die processen duidelijk zijn, kan worden bepaald welk platform daar het beste op aansluit.

Niet iedere Shopware-licentie bevat dezelfde B2B-functionaliteiten.

B2B Components zijn beschikbaar vanaf het Evolve-abonnement en worden verder uitgebreid binnen Beyond.

Welke licentie het beste past, hangt af van factoren zoals:

• het aantal gebruikers;
• gewenste B2B-functionaliteiten;
• internationale verkoop;
• benodigde integraties;
• schaalbaarheid.

Voor organisaties met eenvoudige B2B-processen is Evolve vaak voldoende. Bedrijven met complexere verkoopstructuren of aanvullende enterprise-functionaliteiten kiezen vaker voor Beyond.

De kosten van een Shopware B2B-webshop zijn afhankelijk van de gewenste functionaliteiten en de bestaande IT-omgeving.

Factoren die de investering beïnvloeden zijn onder andere:

• de gekozen Shopware-licentie;
• migratie van een bestaand platform;
• ERP-, PIM- en CRM-integraties;
• eventuele maatwerkontwikkeling;
• ontwerp en front-end;
• hosting en beheer.

Daardoor bestaat er geen vaste prijs voor een Shopware B2B-project. Organisaties met veel standaardprocessen kunnen grotendeels gebruikmaken van de native functionaliteiten, terwijl complexe omgevingen meer aandacht vragen voor integraties en procesoptimalisatie.

Meer weten? Lees ook ons artikel over de kosten van een Shopware-webshop.

Wat maakt Shopware geschikt voor B2B?

Shopware ondersteunt standaard veelvoorkomende B2B-processen zoals klantspecifieke prijzen, meerdere gebruikers per bedrijfsaccount, offertebeheer, goedkeuringsflows en uitgebreide integratiemogelijkheden met ERP-, CRM- en PIM-systemen.

Wat zijn B2B Components?

B2B Components vormen het modulaire B2B-framework van Shopware. Organisaties kunnen verschillende modules afzonderlijk activeren, afhankelijk van hun bedrijfsprocessen en licentie.

Wat is het verschil tussen B2B Suite en B2B Components?

B2B Suite was de oorspronkelijke alles-in-één oplossing binnen Shopware. B2B Components is de modulaire opvolger binnen Shopware 6, waarbij functionaliteiten afzonderlijk kunnen worden ingezet en eenvoudiger aansluiten op specifieke bedrijfsprocessen.

Is B2B Components een plugin?

Nee. B2B Components is geen losse plugin, maar onderdeel van het Shopware-platform en beschikbaar binnen de daarvoor geschikte licenties.

Kan Shopware gekoppeld worden aan een ERP-systeem?

Ja. Dankzij de API-first architectuur kan Shopware gekoppeld worden aan veelgebruikte ERP-systemen zoals SAP, Exact, AFAS, Microsoft Dynamics en Business Central.

Is Shopware geschikt voor groothandels?

Ja. Functionaliteiten zoals snelbestellen, klantspecifieke prijzen, meerdere gebruikers, terugkerende bestellijsten en ERP-integraties sluiten goed aan op de processen van groothandels.

Kan Shopware B2B en D2C combineren?

Ja. Shopware ondersteunt zowel zakelijke als consumentgerichte verkoop binnen één platform, waarbij catalogi, prijzen en klantgroepen afzonderlijk beheerd kunnen worden.

Hoeveel maatwerk is meestal nodig?

Dat verschilt per organisatie. Veel standaardprocessen kunnen worden ingericht met de native functionaliteiten van Shopware. Maatwerk is vooral nodig wanneer bedrijfsprocessen of integraties sterk afwijken van de standaard.

Ondersteunt Shopware internationale B2B-verkoop?

Ja. Shopware ondersteunt meerdere talen, valuta’s, storefronts en internationale prijsstructuren, waardoor het platform geschikt is voor organisaties die actief zijn in meerdere landen.